Ablesehilfe

Die COVID-19-Pandemie hat im Internet eine Unmenge an Tabellen hervorgebracht. Dabei ist mir angenehm aufgefallen, dass zumeist eine Ablesehilfe aktiv war, also diejenige Zeile mit dem Fokus hervorgehoben wurde.
Im Zuge eines Projektes hätte ich einst genau so etwas gebraucht. Da Excel das nicht anbot, hatte ich VBA zu Hilfe genommen und der ganzen Zeile der selektierten Zelle oben und unten einen Rahmen verpasst. Die beiden Linien störten die vorhandenen bedingten Formatierungen nicht, die ein Muster und Hintergrundfarben verwendeten. Ein Office-Update stieß sich aber offenbar daran, insbesondere wenn ein Filter die Zeile ausblendete, die beim Selektionswechsel wieder vom Rahmen befreit wurde. Beim Speichern hieß es dann, dass die Datei beschädigt sei!

Die Ablesehilfe war für die User aber so vorteilhaft, dass deren Weiterbestehen quasi Pflicht war! Die bereits vorhandenen bedingten Formatierungen waren die Lösung, auch wenn die Rahmen nicht mehr ganz so dick sein konnten. Im Nachhinein könnte man natürlich sagen, dass das gleich der bessere Ansatz gewesen wäre. Wie auch immer, die Robustheit dieser eingebauten Funktionalität sollte überdies jedem weiteren Update standhalten!

Eine gewisse Ablesehilfe wird seit Excel 2007 angeboten, da man seither Tabellen mit vordefinierten oder individuell definierbaren Tabellenformaten verwenden kann. Dabei hilft eine Abfolge von Zeilen mit heller oder keiner und dunklerer oder heller Füllfarbe. Das ließe sich ebenso mittels bedingter Formatierung erledigen, bis zu dieser Version standen allerdings “nur” drei zur Verfügung. Des Weiteren ist in Kompatibilitätsprobleme bei der bedingten Formatierung zu lesen: In Excel 97-2003 stellt die bedingte Formatierung ohne Beendigung bei Erreichen der Bedingung keine Option dar. D. h. die Formatierung endet nach der ersten erfüllten Bedingung, also je nach Reihenfolge “überdeckt” entweder die Ablesehilfe etwaige andere Formatierungen oder letztere “schlucken” erstere.

Die folgende Datei enthält zur Veranschaulichung meiner Lösung 9 Tabellen:

  • Für die Realisierung der bedingten Formatierungen wird die Funktion ZELLE(Infotyp; [Bezug]) verwendet, mit Infotyp “spalte” bzw. “zeile”, der optionale Bezug entfällt.
  • Damit die bedingten Formatierungen gesichert aktualisiert werden, braucht es in VBA die Subroutine Worksheet_SelectionChange mit dem Befehl Application.ScreenUpdating = True, bei mehreren Tabellenblättern kann man stattdessen auch Workbook_SheetSelectionChange verwenden.
  • Beim Einfügen von Zeilen oder Spalten wird die bedingte Formatierung bei allen Tabellen verlässlich angepasst. Beim Anfügen von Spalten bei vordefinierten Tabellen braucht die Formel gewöhnlich eine manuelle Anpassung!
  • Die linken Tabellen sind klassisch einfach, von oben nach unten ergänzt um bedingte Formatierungen mit (oben) Hintergrundfarbe, (mittig) oberem und unterem Rahmen und (unten) Schriftschnitt fett.
  • Die mittleren Tabellen enthalten mittels Bedingter Formatierung in den ungeraden Zeilen graue Hintergrundfarben sowie von oben nach unten eine dunklere Hintergrundfarbe, ein “Fadenkreuz” aus sich kreuzenden Rahmen und ein Muster. Das “Fadenkreuz” könnte im Falle eines hochgestellten Monitors oder/und kleiner Spaltenbreiten von Vorteil sein?!
  • Die rechten Tabellen sind jene, die seit Excel 2007 zur Verfügung stehen, wodurch man sich unterschiedliche Zeilenformatierungen sparen kann. Die ergänzenden bedingten Formatierungen entsprechen jenen der mittleren Tabellen, mit einem Unterschied: Sie “reagieren” nur noch, wenn sich die selektierte Zelle tatsächlich innerhalb des formatierten Bereichs befindet, was bei mehreren Tabellen sicherlich sinnvoll ist.

Bemerkung: Wegen des obig erwähnten Kompatibilitätsproblems nicht als 97-2003-Version.